Kunden har gått i konkurs – så hanterar du den obetalda fakturan

Första steget: kontrollera vad som faktiskt har hänt

En ansökan om konkurs är inte samma sak som ett konkursbeslut. Kontrollera rätt företagsnamn och organisationsnummer. Uppgifter om beslutad konkurs finns i Post- och Inrikes Tidningar; tingsrätten utser konkursförvaltaren. Hos förvaltaren anmäler du sedan ditt betalningskrav. Kronofogdens vägledning [1].

Skapa en enkel ärendemapp med fakturan, beställningen eller avtalet, leveransunderlaget och kundens tidigare svar. Anteckna vem hos er som ansvarar för kontakten. Det minskar risken att säljaren, ekonomiavdelningen och en extern kravpartner arbetar utifrån olika uppgifter.

Anmäl fordran – och fråga om nästa datum

Meddela förvaltaren vilket krav du har, vad det grundar sig på och beloppet. Upplys också om eventuell förmånsrätt, exempelvis en säkerhet. Be om besked om vilka bilagor som behövs och hur du får information om fortsättningen. En vanlig anmälan och en formell bevakning är inte samma arbetsmoment. Om ett bevakningsförfarande inleds behöver du följa instruktionerna och tidsfristen i just det ärendet. Kronofogden: anmäla och bevaka krav [1].

Ett kort första meddelande kan se ut så här:

Vi har en obetald fordran på [företagsnamn och organisationsnummer] avseende faktura [nummer], med ursprungligt belopp [belopp inklusive moms] och kvarstående belopp [belopp]. Grunden är [levererad vara eller tjänst]. Faktura och leveransunderlag bifogas. Bekräfta gärna mottagandet och meddela om ytterligare underlag eller formell bevakning behövs, samt vilket datum vi ska bevaka.

Mallen är ett kontaktunderlag, inte en garanti för att kravet är fullständigt eller godkänt. Vid säkerheter, motkrav, tvist eller större belopp bör en jurist bedöma er situation.

Viktigt 2026: bevakningen hanteras av förvaltaren

Sedan den 1 juli 2026 beslutar konkursförvaltaren om ett bevakningsförfarande ska hållas och ansvarar för det. Följ därför inte slentrianmässigt äldre guider som hänvisar all bevakning till tingsrätten. En skriftlig bevakning ska enligt de nya reglerna ges till förvaltaren. Missad frist kan innebära efterbevakningsavgift. För äldre förfaranden finns övergångsregler; följ ärendets kungörelse och kontrollera mottagare och tidsfrist. Sveriges Domstolar: bevakning av fordran [2].

Lägg in både sista datum och en intern påminnelse några dagar före. Spara kvittot eller bekräftelsen på det som skickats.

Kommer du att få betalt?

Det går inte att avgöra utifrån fakturan eller konkursbeslutet ensamt. Konkurskostnader ska betalas först. Eventuellt återstående medel fördelas enligt konkursens regler och fordringarnas prioritet. Att kravet finns med betyder alltså inte att hela beloppet kommer tillbaka. Kronofogden: utdelning i konkurs [1].

För den egna planeringen: håll isär fakturans belopp, bedömd återvinning och när pengarna möjligen kan komma. Gör gärna ett försiktigt likviditetsscenario där ingen betalning kommer inom den period ni planerar för. Det är ett stresstest, inte ett påstående om utfallet i konkursen.

Moms: konkurs är inte en knapp för automatisk återbetalning

För att minska tidigare redovisad utgående moms måste kundförlusten vara konstaterad. Skatteverket anger konkurs där betalning inte kan förväntas som ett exempel. Varje faktura ska bedömas, och en tvist om priset är inte i sig en konstaterad kundförlust. Bedömningen för moms är dessutom inte identisk med bedömningen i inkomstdeklarationen. Skatteverket: kundförluster [3].

Dokumentera förvaltarens besked och låt redovisningsansvarig bedöma belopp och period. Ett senare besked kan avse en förlust som hör till konkursperioden; välj inte automatiskt den månad då mejlet kom. Skatteverkets exempel visar att en redan lämnad momsdeklaration kan behöva rättas. Skatteverkets exempel om tidpunkten [3].

Kontrollera nya leveranser separat

Om någon vill att arbetet fortsätter, be om skriftligt besked om beställare, betalningsansvar och villkor innan ni tar på er nya kostnader. Den gamla kundfakturan och en eventuell ny beställning bör inte blandas ihop i samma kalkyl. Vilka leveranser ni får eller måste utföra beror på avtalet och situationen; ta hjälp när det är oklart.

Din checklista i dag

• Kontrollera konkursbeslut, organisationsnummer och förvaltare.
• Samla krav och underlag; utse en ansvarig hos er.
• Anmäl kravet och fråga om formell bevakning och datum.
• Skilj förväntad återvinning från pengar som redan finns på kontot.
• Dokumentera underlaget för redovisning och momsbedömning.
• Bedöm nya beställningar och villkor separat.

Vill du räkna på hur en förlust påverkar försäljningsbehovet? Kundförlustkalkylatorn [4] ger ett planeringsstöd, inte en bedömning av skatteregler eller utdelning i konkurs. Om kunden ännu inte är försatt i konkurs finns i stället guiden När kunden inte betalar [5].

Kontrollerad 22 september 2026. Allmän vägledning för företag, inte juridisk eller redovisningsmässig bedömning av ett enskilt ärende.

Källor och fördjupning

[1] Kronofogdens vägledning

[2] Sveriges Domstolar: bevakning av fordran — https://www.domstol.se/amnen/skulder-konkurs-och-foretagsrekonstruktion/konkurs/nar-nagon-forsatts-i-konkurs/

[3] Skatteverket: kundförluster

[4] Kundförlustkalkylatorn

[5] När kunden inte betalar