När kunden inte betalar – så agerar du steg för steg
Du har levererat, fakturan har förfallit och betalningen saknas. Nästa steg bör vara tydligt och sakligt: kontrollera underlaget, ta reda på orsaken och välj en åtgärd som passar situationen.
B
Av BolagsportalenUppdaterad · Lästid: 4 minuter
Dela artikeln:
Den här guiden gäller främst försäljning av varor och tjänster mellan företag i Sverige. Reglerna är inte identiska vid försäljning till privatpersoner.
Kontrollera fakturan innan du skärper kravet
Börja med att stämma av att betalningen inte redan har kommit in med fel referens. Kontrollera sedan fakturan mot beställningen och avtalet.
Har du fakturerat rätt företag? Stämmer beloppet och betalningsvillkoren? Har det som fakturerats levererats? Finns det en kreditfaktura eller en överenskommelse som inte har registrerats?
Samla beställning, offert, leveransunderlag och relevant korrespondens på ett ställe. Dessa handlingar blir särskilt viktiga om kunden senare ifrågasätter kravet.
Kontakta kunden med ett tydligt budskap
Som första praktiska åtgärd kan du skicka en saklig påminnelse och be om ett konkret betalningsdatum. En påminnelse är en praktisk åtgärd och inte ett generellt lagkrav före varje fortsatt krav.
Exempel på meddelande:
Hej,
Vi saknar betalning för faktura [fakturanummer] på [belopp] kronor, som förföll den [datum]. Fakturan bifogas.
Bekräfta gärna att ni har fått den och vilket datum betalningen kommer att göras. Om ni anser att något i fakturan är fel, återkom skriftligen med vad invändningen gäller.
Har betalningen redan gjorts, skicka gärna betalningsdatum och referens så stämmer vi av.
Håll isär betalningsfrågan och kundrelationen. Målet med kontakten är att få ett besked som går att följa upp.
Anpassa nästa steg efter orsaken
Ett administrativt problem: Rätta eventuella fel, säkerställ rätt mottagare och be om betalningsdatum.
Tillfälliga betalningssvårigheter: Överväg en skriftlig avbetalningsplan när det är affärsmässigt rimligt. Ange belopp och datum tydligt. Bedöm också vilken ytterligare kreditrisk du är beredd att ta vid nya beställningar.
En invändning mot kravet: Be kunden precisera vad som ifrågasätts och gå igenom underlagen. Skilj på den del ni är överens om och den del som är tvistig. Ta juridisk hjälp när bedömningen är osäker, särskilt vid större belopp.
Vilken ränta och vilka avgifter kan bli aktuella?
Om ingen annan giltig ränta gäller enligt avtalet är lagens dröjsmålsränta normalt Riksbankens referensränta plus åtta procentenheter per år. Är förfallodagen bestämd i förväg räknas räntan normalt från förfallodagen. Annars börjar den normalt löpa 30 dagar efter att en faktura eller ett betalningskrav på ett bestämt belopp har skickats, men inte för tiden innan det har kommit kunden till handa. Mellan företag krävs normalt inte en särskild upplysning om att dröjsmålsränta kommer att tas ut.
För avgifter och ersättningar gäller bland annat följande:
Skriftlig betalningspåminnelse · Belopp: Normalt högst 60 kr · Viktiga villkor: Rätten att ta ut avgiften ska ha avtalats senast när skulden uppkom.
Inkassokrav · Belopp: Normalt högst 180 kr · Viktiga villkor: Kravet måste uppfylla lagens krav och åtgärden vara skäligen påkallad.
Förseningsersättning · Belopp: 450 kr · Viktiga villkor: Kan tas ut vid sen betalning för varor eller tjänster mellan företag när rätt till dröjsmålsränta finns.
Beloppen och villkoren följer lagen om ersättning för inkassokostnader. Förseningsersättningen får normalt inte läggas ovanpå full påminnelse- och inkassoavgift för samma skuld. Sådana kostnadsersättningar kan tillkomma endast till den del deras sammanlagda belopp överstiger förseningsersättningen.
Exempel: Om en obetald faktura är på 20 000 kronor och villkoren för förseningsersättning är uppfyllda kan kravet vara 20 450 kronor före dröjsmålsränta. Lägg inte automatiskt till ytterligare 60 och 180 kronor.
När är det dags att gå vidare?
Om betalningen uteblir och kravet inte är sakligt bestridet kan inkassohjälp eller betalningsföreläggande hos Kronofogden vara aktuellt. Kravet ska avse pengar och betalningsdagen ska ha passerat. En saklig invändning, exempelvis om en felaktig leverans, ska först utredas och bemötas. Inkassoverksamhet ska enligt god inkassosed inte ansöka om betalningsföreläggande efter en sådan invändning. Om tvisten kvarstår kan den behöva prövas i domstol; ta hjälp att bedöma bevisning och kostnadsrisk.
Ansökningsavgiften är 300 kronor. Du kan begära ersättning för den i kravet. Avgifter för indrivning och en eventuell domstolsprocess kan tillkomma.
Om kunden bestrider kravet hos Kronofogden behöver du ta ställning till om ärendet ska föras vidare till domstol. Ett fastställt krav är inte heller en garanti för betalning: om kunden saknar utmätningsbara tillgångar kan du ändå bli utan pengar.
Väg därför beloppet, bevisningen, kostnaderna och kundens betalningsförmåga mot varandra innan du bestämmer nästa steg.
Gör erfarenheten till en bättre rutin
Bestäm vem i företaget som följer upp förfallna fakturor och hur kontakterna dokumenteras. För nya affärer: bekräfta kund, omfattning, pris och betalningsvillkor skriftligt innan arbetet börjar.
Ett praktiskt mål är att varje förfallen faktura ska ha en ansvarig person, en dokumenterad status och ett datum för nästa åtgärd.
Checklista inför nästa steg
Faktura och förfallodag kontrollerade.
Avtal och leveransunderlag samlade.
Kundens svar och eventuella invändningar dokumenterade.
Överenskommelser om betalning bekräftade skriftligt.
Avgifter, ränta och kostnadsrisk kontrollerade.
Börja här: Gå igenom de fem största förfallna fakturorna. Kontrollera underlagen, kontakta kunderna och bestäm nästa åtgärd för varje faktura.
Kontrollera först om betalningen kommit in och att fakturan är korrekt. Kontakta sedan kunden, fråga om orsaken och be om ett betalningsdatum. Bekräfta det skriftligt och sätt ett datum för uppföljning. Om kunden invänder mot kravet behöver du utreda invändningen.
Är en avbetalningsplan en bra lösning?
Den kan fungera om kunden har möjlighet att följa den. Skriv ner totalbelopp, delbelopp och betalningsdatum och bestäm hur ni följer upp. Räkna samtidigt på om ditt företag klarar väntetiden. En muntlig utfästelse utan belopp och datum ger ett svagare underlag.
Får jag säkert betalt om jag går till Kronofogden?
Nej. Ett fastställt krav är inte samma sak som pengar på kontot; kunden kan sakna tillgångar. Samla avtal och fakturaunderlag och väg belopp, bevisning och kostnader mot varandra innan du väljer nästa steg. Vid bestridande kan frågan behöva avgöras i domstol.
